annonse

Aviser, arkiv og lokaldemokrati

BØR FYLGJA MED
BØR FYLGJA MED: – Me som innbyggjarar bør fylgja med på postlistene til kommunen, også fordi openheit og innsyn er avgjerande for eit levande lokaldemokrati, skriv Kjetil Reithaug. (Foto: Daniel Melve Kvarme)

No i vår fekk avisa Kvinnheringen Landslaget for lokalaviser (LLA) sin journalistpris for å ha avdekka svært dårleg journalføringspraksis i Kvinnherad kommune. Dette er framifrå journalistikk som bidreg til å verne innbyggjarane sine krav på openheit og innsyn i forvaltninga.

Lokalavisa Kvinnheringen hadde i lang tid hatt mistanke om at administrasjonen i kommunen ikkje journalførte dokumenta slik lova krev. Dei mistenkte altså at alt ikkje vart registrert på rett måte. Kvar dag eit heilt år gjekk avisa gjennom alle offentlege postlister i kommunen.

Det systematiske arbeidet avslørte at kommunen slurva med journalføringa, og avisa kunne med dette fortelje lesarane sine at mykje kommunal informasjon som innbyggjarane skulle kunne sett, ikkje var tilgjengeleg.

Føresetnaden for å kunne kikke kommunen i korta er nemleg at saksdokumenta blir registrerte på rett måte og gjort tilgjengelege via offentleg journal.

Tilsyn styrkjer innsynsretten. Kommunale arkiv dokumenterer rettane våre og inneheld andre viktige opplysningar for enkeltpersonar, men også for firma, foreiningar og lag. Kommunen er den delen av det offentlege som kjem oss nærast og berører oss mest direkte. Arkiva blir difor spesielt viktige både for å kunne dokumentere dine og mine rettar og plikter, men ikkje minst er dei viktige for kommunen sjølv, som skal dokumentere kva som er gjort for innbyggjarane og andre som vert påverka av kommunen.

Ei av Arkivverket sine viktigaste oppgåver er å føre tilsyn med offentleg forvaltning. I vår skal vi til dømes på ei rekke tilsyn i kommunar over heile Noreg. Vi dreg til Båtsfjord, Bærum, Oppdal, Iveland og Askøy, for å nemne nokre. Når vi utfører tilsyn i kommunane, er det nettopp journalføring og sikring av digitalt produsert og lagra informasjon som står i fokus.

Vi legg mykje arbeid i å sjekke korleis kommunane følgjer opp si plikt til å lage og sikre arkiv. Det er ei stor oppgåve, og det går år mellom kvar gong ein kommune får tilsyn. Det er difor flott at også lokalaviser som Kvinnheringen held eit auge med og undersøkjer kommunene si verksemd.

Innbyggjarane bør følgje med. For det er ikkje berre journalistar som kan følgje med og kontrollere. Alle har rett på innsyn – faktisk i det meste av det som skjer i kommunen. Det er berre saker med spesiell teieplikt som til dømes andres klientsaker hos Nav og barnevern du ikkje kan krevje innsyn i.

Også vi som innbyggjarar bør følgje med på postlistene til kommunen, for å sjå kva som rører seg på rådhuset, og for å sjå kva som er planlagt framover. Men også fordi openheit og innsyn er avgjerande for eit levande lokaldemokrati. Her kan vi sjølve finne ut om vi blir fortalt heile sanninga, og om byråkratane og politikarane gjer jobben sin.

Du kan til dømes sjekke at din eigen førespurnad om garasjebygg eller klage på brøyting er registrert. Vi kan til og med undersøkje om avisa gjer jobben sin – altså om dei finn fram til og skriv om viktige saker som kommunen jobbar med.

Reglane for journalføring. Ein føresetnad for innsyn er at kommunens saksdokument vert registrerte og gjort tilgjengelege på offentleg journal. Dersom e-postar, brev og dokument ikkje vert registrerte på rett måte kan vi heller ikkje finne dei, eller be om å få sjå dei.

Korleis er reglane for registrering i kommunane? Litt forenkla kan vi seie at alt skriftleg som kommunen får eller sender om ei sak, skal registrerast dersom det dokumenterer noko i saken og det vert brukt i samband med saka. Det skal også registrerast med ein gong – før det går til handsaming hos ein sakshandsamar.

Dette gjeld også hastesaker, og journalføringa skal vanlegvis skje i løpet av to til tre dagar.

Ein ting er at dårleg journalføring og registrering gjer det vanskeleg for journalistar og oss andre å få sjå dokument. Minst like alvorleg er det at kommunen sjølv ikkje kan ha kontroll på dokument for sin eigen del, dersom registreringa ikke vert gjort skikkeleg. Då kan kommunen ikkje vite kva dei har fått av dokument, eller kva dei har gjort med dei og om dei til dømes har svart, og kva dei har svara.

Rådmannen er ansvarleg. Det er også viktig å vite at rådmannen i kommunen har det verkelege ansvaret for at dette vert gjort på rett måte, sjølv om alle dei tilsette som får og sender til dømes brev og e-postar i kommunen skal passe på at dette vert registrert.

Kommunepolitikarane har også ei rolle i dette. Dei bør i det minste vere interesserte i at kommunen held orden i eige hus og kan dokumentere kva som er gjort og at til dømes politiske vedtak vert følgde opp.

Vi i Arkivverket har mange døme på at det finst gode rutinar og planar for registrering og journalføring, men at leiinga i kommunen ikkje har gitt tydelege signal eller gått føre som gode døme på korleis ting skal gjerast. Det er også veldig vanleg at dette vert sett på som lite spennande og ikkje spesielt viktig og dermed blir det gjerne brukt for lite ressursar på dette området.

Då sit innbyggjarar, kommunar og journalistar att med dårleg dokumentasjon – og ein av berebjelkane i lokaldemokratiet forsvinn.

Kjetil Reithaug, fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket

Klikk for å se kommentarer ()

Her kan du fritt koma med synspunkt og informasjon. Me krev fullt namn. Då vert det meir interessant for andre å lesa det du skriv. Trakassering, trugslar, hatske meldingar eller reklame vert ikkje akseptert på avisa-hordaland.no. Falske profilar vert utestengde. Ver sakleg og vis respekt når du kommenterer.